Fotokopi makinesi dijital dönüşüm çağının ve akıllı ofis yapısının ayrılmaz birer parçası olan fotokopi makineleri işletmelere sağladıkları en önemli faydalardan biri de hem sahip olma aşamasında, hem de baskı işleri söz konusu olduğunda yaşanan maliyet avantajı olmaktadır. Başlangıçta bir fotokopi makinesinin fiyatı sıradan bir yazıcınınkinden fazla görülebilir. Ancak bir ofisin yazıcı, fotokopi makinesi, tarayıcı ve faks cihazlarının tüm işlevlerine ihtiyacı olduğu düşünüldüğünde, tüm bu işlevler için tek bir cihaz satın almanın çok daha avantajlı olduğu görülebilir. Bunun yanı sıra, birbirinden farklı dinamiklere sahip pek çok cihazın takip edilmesindense yalnızca tek bir cihazın yönetilmesi; BT departmanının iş yükünü ve yönetim ve bakım giderlerini önemli ölçüde azaltır. Çok fonksiyonlu cihazların çeşitli doküman çözümleri yazılımları ile sahip olabilecekleri kimlik doğrulama ve kota uygulamaları gibi işlevler sayesinde baskı maliyetleri izlenebilir ve kontrol edilebilir hale gelir. Çok fonksiyonlu kiralık fotokopi makinesi ya da satın almanın sağladığı önemli avantajlardan bir yer tasarrufudur. Pek çok cihazın işlevselliğinin tek bir fotokopi makinesi tarafından karşılanması, bu cihazların ofis ortamında kaplayacakları yerden de tasarruf etmenizi sağlar. Bu durum özellikle ev ofisler ile küçük ve orta ölçekli işletmelere avantaj sağlarken, daha büyük ölçekli ofis ortamlarında da çok sayıda cihazın ve kablonun işgal etmediği boş alanlar çalışan motivasyonuna katkı sağlayacak ve/veya hareket alanını genişletecek şekilde değerlendirilebilir.